Workflows

Mit Workflows speicherst du eine Aufgabe, die du immer wieder erledigst, als feste Abfolge von Schritten. Jeder Schritt hat eine eigene Anweisung, eigene Dokumente und eigene Einstellungen. MAIA arbeitet die Schritte nacheinander ab und hält die Ergebnisse in einem Chat fest. Am Ende steht das Ergebnis im Chat oder als PDF-, Word- oder Excel-Datei.

Typische Beispiele: einen Vertrag immer nach denselben Kriterien prüfen, aus Angeboten eine Vergleichstabelle bauen oder einen Bericht nach festem Schema erstellen.

Voraussetzungen

• In der Seitenleiste siehst du den Eintrag „Workflows“. Fehlt er, ist die Funktion in deinem Workspace noch nicht freigeschaltet. Wende dich dann an den Admin deines Workspace oder an support@getmaia.ai.
• Die Dokumente, die du im Workflow nutzen willst, liegen bereits im Dateimanager. Mehr dazu in Dokumente hochladen und teilen.

Workflow erstellen

1. Klicke in der Seitenleiste auf „Workflows“. Unter „Meine Workflows“ stehen deine eigenen Workflows, unter „Mit mir geteilt“ die Workflows anderer. Über „Neueste“ und „Am meisten verwendet“ sortierst du die Liste.

   

2. Klicke auf „Neuer Workflow“.

3. Gib dem Workflow über die Stift-Symbole einen Namen und bei Bedarf eine kurze Beschreibung.

4. Unter „Workflow-Anweisungen“ legst du fest, was für alle Schritte gilt, zum Beispiel Ton, Rolle und Regeln. Diese Anweisungen werden jedem Schritt hinzugefügt.

   

5. Schreib unter „Schritte“ die Anweisung für den ersten Schritt. Das Eingabefeld funktioniert wie im Chat: Über „Dateien auswählen“ fügst du Dokumente hinzu, daneben wählst du das Modell.

6. Über „+“ legst du für den Schritt fest, ob „High Precision Mode“ und „Websuche“ genutzt werden sollen. Beide sind in Workflow-Schritten standardmäßig aus. Schalte die Websuche ein, wenn der Schritt Informationen aus dem Internet braucht. Der Agent-Mode ist in Workflow-Schritten immer an. Über „+“ erreichst du auch die „Promptbibliothek“.

   

7. Füge mit „Schritt hinzufügen“ weitere Schritte hinzu. Jeder Schritt bekommt das Ergebnis der vorherigen Schritte mit. Mit den Pfeilen änderst du die Reihenfolge, mit dem Papierkorb löschst du einen Schritt.

8. Wähle unter „Ergebnis“ das Format: „Text im Chat“, „PDF-Dokument“, „Word-Dokument“ oder „Excel-Tabelle“. Bei einem Dateiformat erstellt nach dem letzten Schritt ein weiterer Schritt die Datei aus der Antwort des letzten Schritts.

   

Deine Änderungen werden automatisch gespeichert. Oben rechts steht dann „Automatisch gespeichert“.

Einen Schritt, den du gerade nicht brauchst, musst du nicht löschen. Schalte ihn über den Schalter „Aktiv“ aus, dann überspringt MAIA ihn beim Ausführen.

Dokumente im Workflow

Du kannst Dokumente an drei Stellen hinterlegen:

• Am Workflow: Unter „Workflow-Dokumente“ hinterlegst du Referenzdokumente, die für alle Schritte gelten, zum Beispiel eine Checkliste oder Richtlinie.
• Am Schritt: Dokumente, die nur ein bestimmter Schritt braucht.
• Beim Ausführen: die Dokumente, die du dieses Mal bearbeiten willst, zum Beispiel den aktuellen Vertrag. So nutzt du denselben Workflow immer wieder mit anderen Dokumenten.

Direkt im Workflow kannst du keine Dateien hochladen. Lade sie zuerst im Dateimanager hoch und wähle sie dann über „Dokumente auswählen“ oder „Dateien auswählen“ aus.

Workflow ausführen

1. Öffne den Workflow und klicke auf „Workflow ausführen“.

2. Es öffnet sich ein Fenster, in dessen Titel der Name des Workflows steht, gefolgt von „ausführen“. Dort prüfst du, was der Lauf tun wird: Anweisungen, Schritte mit Modell, Ergebnisformat und hinterlegte Dokumente. Mit „Anweisung anzeigen“ klappst du die Anweisung eines Schritts auf.

   

3. Wähle unter „Dokumente für diesen Lauf“ über „Dokumente auswählen“ die Dateien aus, die dieser Lauf bearbeiten soll.

4. Klicke auf „Workflow ausführen“. Vorher startet nichts.

5. MAIA öffnet einen Lauf-Chat mit dem Namen des Workflows. Oben zeigt eine Karte den Status („Läuft“, später „Abgeschlossen“) und den Fortschritt der Schritte. Du kannst in der Zwischenzeit woanders weiterarbeiten oder die Seite verlassen, der Lauf läuft weiter. Den Lauf-Chat findest du in deiner Chat-Liste.

   

6. Ist der Lauf fertig, steht das Ergebnis im Chat. Bei einem Dateiformat erscheint unter der Antwort eine Karte mit der Datei. Über das Auge öffnest du eine Vorschau, über den Pfeil lädst du die Datei herunter.

   

Vor dem Start zeigt MAIA an, wie viele Anfragen der Lauf stellt. Sie zählen wie normale Chat-Anfragen.

Der Lauf nutzt deine eigenen Zugriffsrechte auf Dokumente. Websuche und High Precision Mode legt jeder Schritt selbst fest, deine Chat-Einstellungen gelten im Lauf nicht.

In der Karte im Lauf-Chat findest du:

• „Lauf abbrechen“: stoppt einen laufenden Lauf.
• „Neu starten“: startet den Lauf noch einmal.
• „Laufdetails“: zeigt die einzelnen Schritte.
• „Workflow öffnen“: führt zurück in den Workflow.

Rückfragen im Lauf-Chat

Solange der Lauf wartet oder läuft, ist das Eingabefeld im Lauf-Chat gesperrt. Willst du vorher schreiben, brich den Lauf ab.

Nach dem Lauf kannst du im selben Chat weitere Fragen stellen, etwa „Fass die drei größten Risiken in einer Tabelle zusammen“. MAIA kennt dabei die Ergebnisse aller Schritte und die verwendeten Dokumente. Welche Dokumente das sind, zeigt die Karte unter „In Folgefragen verfügbare Dokumente“.

Im Lauf-Chat sind Inkognito und Agent Mode gesperrt.

Workflow teilen

Du kannst einen Workflow mit Personen in deinem Workspace teilen. Klicke dazu oben auf „Teilen“ oder geh im Workflow zum Abschnitt „Zugriff“. Gib die E-Mail-Adresse unter „Personen per E-Mail einladen“ ein, wähle die Berechtigung und klicke auf „Einladen“:

• „Kann ausführen“: Die Person kann den Workflow mit eigenen Dokumenten ausführen, aber nicht ändern.
• „Kann bearbeiten“: Die Person kann den Workflow auch ändern.

Geteilte Workflows erscheinen bei der anderen Person unter „Mit mir geteilt“.

Mit „Besitz übertragen“ gibst du einen Workflow an ein anderes Mitglied ab. Mit „Workflow löschen“ entfernst du ihn.

Gut zu wissen beim Teilen:

• Läufe sind privat. Den Inhalt eines Laufs sieht nur die Person, die ihn gestartet hat. Wer einen geteilten Workflow ausführt, sieht nicht deine Läufe, und du siehst nicht seine.
• Dokumente teilen sich nicht automatisch mit. Beim Ausführen nutzt MAIA nur Dokumente, auf die die ausführende Person selbst Zugriff hat. Teile die hinterlegten Dokumente deshalb im Dateimanager mit denselben Personen, sonst fehlen sie in deren Läufen.

Für Admins: Workflow-Läufe

Pro Workspace laufen höchstens 3 Workflows gleichzeitig. Weitere Läufe warten, bis ein Platz frei wird.

Unter „Einstellungen“ > „Workspace“ > „Workflow-Läufe“ sehen Admins, welche Läufe gerade laufen oder warten, und können einen Lauf abbrechen, zum Beispiel wenn er den Workspace blockiert. Den Inhalt der Läufe sehen Admins dabei nicht. Bereits abgeschlossene Schritte bleiben bei der Person, die den Lauf gestartet hat.

Grenzen

Weitere Hinweise:

• Ist die Auswahl-Schaltfläche beim Hinzufügen von Dokumenten ausgegraut, ist meist die Dokumentgrenze erreicht. Wähle einzelne Dateien statt einer ganzen Sammlung.
• Bei Ergebnisformat Excel erstellt MAIA die Tabelle aus der Antwort des letzten Schritts. Wie die Tabelle aufgebaut sein soll, kannst du im Ergebnisformat nicht vorgeben. Brauchst du einen bestimmten Aufbau, beschreibe ihn in der Anweisung des letzten Schritts.
• Welches Modell für welche Aufgabe passt, steht in der Modellauswahl. Mehr zum High Precision Mode findest du unter MAIA High Precision Modus.

Fragen oder Feedback zu Workflows? Schreib uns an support@getmaia.ai.