6. Sammlungen freigeben

So teilst du eine Dateisammlung mit Kolleginnen und Kollegen und legst fest, was sie damit tun dürfen.

Zuletzt aktualisiert Vor etwa 10 Stunden

Dateisammlungen im Dateimanager sind zunächst nur für dich sichtbar. Wenn andere mit denselben Dokumenten arbeiten sollen, gibst du die Sammlung frei. Du entscheidest dabei für jede Person, ob sie die Dateien nur nutzen oder auch bearbeiten darf. Wie du eine Sammlung anlegst und Dateien hochlädst, steht in Dokumente hochladen und teilen.

Zugriffsstufen

Stufe	Was die Person darf
„Lesezugriff“	Die Sammlung sehen und ihre Dateien im Chat nutzen.
„Schreibzugriff“	Zusätzlich Dateien hochladen und löschen.
„Manager“	Die Freigaben der Sammlung ändern. Hochladen und Löschen hängt am Schreibzugriff: Ein Manager mit Lesezugriff kann sich selbst Schreibzugriff geben.

Schreibzugriff können nur Personen mit Professional-Lizenz bekommen.

Schreibzugriff allein berechtigt nicht zum Weiterteilen. Freigaben ändern können nur der Inhaber der Sammlung und Personen mit der Stufe „Manager“. „Manager“ wählst du nicht beim Einladen, sondern danach in der Zeile der Person. Bist du Admin oder Owner des Arbeitsbereichs, kannst du dir in einer fremden Sammlung selbst die Rolle „Manager“ geben.

Sammlung mit einzelnen Personen teilen

Öffne den „Dateimanager“ und wähle die Sammlung aus.
Klicke oben auf „Teilen“. Es öffnet sich der Dialog „Sammlung teilen“.
Gib die E-Mail-Adresse der Person in das Feld „E-Mail Adresse eingeben“ ein. Groß- und Kleinschreibung spielen keine Rolle.
Wähle daneben die Zugriffsstufe, „Lesezugriff“ oder „Schreibzugriff“.
Klicke auf „Teilen“.

Im Dialog siehst du alle Personen mit Zugriff. Bei dir steht „Inhaber“. Die Person findet die Sammlung danach im Dateimanager und in „Dateien auswählen“ unter „Mit dir geteilt“.

Zugriffsstufe ändern oder Freigabe entfernen

Öffne die Sammlung und klicke auf „Teilen“.
Klicke in der Zeile der Person auf die Zugriffsstufe. Wähle eine andere Stufe oder „Entfernen“.

Ist die Auswahl ausgegraut, bist du weder Inhaber noch Manager der Sammlung. Fährst du mit der Maus über das Feld, erklärt MAIA das.

MAIA speichert die Änderung sofort, ohne Rückfrage. Das gilt auch für „Entfernen“. Während eine Änderung gespeichert wird, ist der Dialog kurz gesperrt. Warte, bis er wieder bedienbar ist, bevor du die nächste Änderung machst.

Sammlung für den ganzen Arbeitsbereich freigeben

Eine Sammlung kannst du auch für alle Mitglieder des Arbeitsbereichs freigeben. Das eignet sich für Dokumente, die alle brauchen, etwa Richtlinien oder Produktunterlagen.

Öffne die Sammlung und klicke auf „Teilen“.
Unter „Gruppen“ steht „Alle im Arbeitsbereich“. Stell dort statt „Kein Zugriff“ die Stufe „Lesezugriff“ ein.

Alle im Arbeitsbereich können die Sammlung dann sehen und ihre Dateien nutzen. Für den ganzen Arbeitsbereich gibt es nur Lesezugriff. Wer zusätzlich Dateien hochladen soll, bekommt einzeln „Schreibzugriff“.

Das gilt für alle, die Inhaber oder Manager der Sammlung sind, auch ohne Admin-Rechte.

Gut zu wissen

Nur innerhalb des Arbeitsbereichs: Freigaben gelten im Arbeitsbereich, in dem die Sammlung liegt. In einen anderen Arbeitsbereich lässt sich eine Sammlung nicht teilen.
Integrationen: Für Dateien aus SharePoint und Confluence gelten die Berechtigungen aus dem jeweiligen System. Diese Dateien gibst du nicht in MAIA frei, sondern in SharePoint oder Confluence.
Insights: Wissen im Insight Hub, das aus Dateien abgeleitet wurde, sehen alle, die Zugriff auf diese Dateien haben. Mit einer Freigabe erweiterst du also auch, wer die zugehörigen Insights sieht.
Chat-Uploads: Dateien, die du direkt im Chat hochlädst, landen in deiner Sammlung „Chat uploads“. Auch diese Sammlung kannst du teilen.

Bei Fragen erreichst du uns unter support@getmaia.ai.

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