5. Arbeitsbereich verwalten

Dieser Artikel richtet sich an Admins und Owner eines Arbeitsbereichs (Workspace). Du erfährst, welche Rollen es gibt, wie du Nutzer einlädst und entfernst und welche Einstellungen nur dir zur Verfügung stehen. Die ersten Schritte beim Einrichten findest du in Arbeitsbereich einrichten und Nutzer hinzufügen.

Rollen im Arbeitsbereich

Owner wechseln: Nur der Owner kann den Arbeitsbereich übertragen, und zwar nur an einen Admin. Das geht in der „Benutzerverwaltung“ über „⋮“ > „Arbeitsbereich übertragen“. Der bisherige Owner wird danach Admin. Lizenzen: Lizenzen gelten für den ganzen Arbeitsbereich (Plan und Anzahl der Plätze), nicht für einzelne Personen. Admins und der Owner verwalten sie über das Abrechnungsportal. Deshalb kannst du in „Benutzer Bearbeiten“ nur „User“ oder „Admin“ wählen. Im Basic-Plan ist die „Benutzerverwaltung“ zu sehen, ihre Aktionen brauchen aber den Professional-Plan.

Einstellungen für Admins und Owner

Die Verwaltung findest du unter „Einstellungen“ im Bereich „Workspace“. Admins und Owner sehen dort „Allgemein“, „Benutzerverwaltung“, „Workflow-Läufe“ und „Glossary“. Nutzer ohne Admin-Rechte sehen unter „Workspace“ nur „Glossary“.

Workspace-Namen ändern

1. Öffne „Einstellungen“ > „Workspace“ > „Allgemein“. Die Seite heißt „Arbeitsbereich Einstellungen“.

   

2. Trag im Feld „Arbeitsbereich Name“ den neuen Namen ein.

3. Klicke auf „Speichern“.

Nutzer einladen

1. Öffne „Einstellungen“ > „Workspace“ > „Benutzerverwaltung“.

2. Klicke auf „Benutzer Hinzufügen“. Es öffnet sich das Fenster „Benutzer Hinzufügen“.

   

3. Gib eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein. Du kannst auch eine ganze Liste von Adressen auf einmal einfügen, zum Beispiel aus einer Tabelle oder einer E-Mail.

4. Wähle die Rolle, „User“ oder „Admin“.

   

5. Klicke auf „Einladen“.

Personen ohne MAIA-Konto erhalten eine Einladung per E-Mail. Wer schon ein Konto hat, findet den Arbeitsbereich direkt in der Arbeitsbereich-Auswahl oben links. Bestehende MAIA-Nutzer bekommen keine E-Mail. Eingeladene Personen stehen sofort mit „INVITED“ in der Liste und belegen einen Platz.

Einladungslink nutzen

Statt einzeln einzuladen, kannst du einen Link verteilen. Wer den Link öffnet, tritt dem Arbeitsbereich bei.

1. Öffne „Einstellungen“ > „Workspace“ > „Allgemein“.

   

2. Klicke beim Einladungslink auf „Neu generieren“ und kopiere den Link.

3. Wenn alle beigetreten sind, klicke auf „Deaktivieren“. Danach funktioniert der Link nicht mehr.

Behandle den Link wie ein Passwort: Jede Person, die ihn kennt, kann beitreten, solange er aktiv ist.

Nutzerübersicht

In der „Benutzerverwaltung“ siehst du alle Mitglieder und offenen Einladungen mit diesen Spalten:

• „NAME“ und „E-MAIL“
• „TYP“: die Rolle im Arbeitsbereich. Wer eingeladen ist, aber noch nicht beigetreten, ist ebenfalls markiert.
• „MFA“: ob die Person die Zwei-Faktor-Anmeldung eingerichtet hat
• „ANFRAGEN (30T)“: Anzahl der Anfragen an MAIA in den letzten 30 Tagen

So erkennst du schnell, wer die Zwei-Faktor-Anmeldung noch nicht nutzt und wer MAIA aktiv einsetzt. Unter der Tabelle steht, wie viele Lizenzen belegt sind.

Rolle ändern

1. Öffne die „Benutzerverwaltung“.

2. Klicke in der Zeile der Person auf „⋮“ und dann auf „Bearbeiten“.

   

3. Wähle im Fenster „Benutzer Bearbeiten“ unter „Benutzertyp“ die neue Rolle, „User“ oder „Admin“.

4. Klicke auf „Updaten“.

   

Name und E-Mail-Adresse kannst du dort nicht ändern.

Nutzer entfernen

1. Öffne die „Benutzerverwaltung“.

   

2. Klicke in der Zeile der Person auf „⋮“ und dann auf „Entfernen“. Bei einer offenen Einladung heißt der Eintrag „Einladung abbrechen“.

3. Im Fenster „Benutzer entfernen“ fragt MAIA nach. Klicke auf „Löschen“. Was mit den Dateien und Sammlungen der Person passiert, steht in den FAQs.

Nur Admins und der Owner können andere Personen entfernen.

Arbeitsbereich verlassen

Du kannst einen Arbeitsbereich nicht selbst verlassen. Bitte einen Admin oder den Owner, dich zu entfernen. Ohne Admin geht es nur, wenn du dein ganzes Konto löschst.

Workflow-Läufe

Unter „Einstellungen“ > „Workspace“ > „Workflow-Läufe“ siehst du, welche Workflows im Arbeitsbereich gerade warten oder laufen. Du kannst einen Lauf abbrechen, ohne seinen Inhalt zu sehen. Bereits abgeschlossene Schritte bleiben bei der Person, die den Lauf gestartet hat. Läuft nichts, steht dort „Kein Workflow-Lauf wartet oder läuft.“ Läufe sind privat: Nur die Person, die einen Workflow ausführt, sieht dessen Inhalt. Pro Arbeitsbereich laufen höchstens 3 Workflows gleichzeitig.

Standard-Funktionen neuer Arbeitsbereiche

In neu angelegten Arbeitsbereichen sind diese Funktionen von Anfang an eingeschaltet:

• CSV-Dateien
• Insight Hub
• Websuche
• Agent Mode
• Spracheingabe (Diktieren)

Für bestehende Arbeitsbereiche ändert sich dadurch nichts. Wenn dir in deinem Arbeitsbereich eine dieser Funktionen fehlt, melde dich bei support@getmaia.ai. In den Einstellungen des Arbeitsbereichs gibt es dafür keinen eigenen Schalter.

Zwei-Faktor-Anmeldung

Jede Person kann ihr Konto mit einem zweiten Faktor schützen. Als Admin oder Owner siehst du in der Nutzerübersicht, wer das schon getan hat.

1. Öffne „Einstellungen“ > „Sicherheit“.

   

2. Wähle unter „Zwei-Faktor Authentifizierung“ eine Methode:

   • „Registrieren eines Einmalpasswort-Authentifikators“: Du nutzt eine Authenticator-App auf deinem Smartphone.
   • „Einmaliges Passwort per E-Mail erhalten“: MAIA schickt dir bei der Anmeldung einen Code per E-Mail.

3. Folge den Anweisungen auf dem Bildschirm.

Zum Schutz vor Angriffen sperrt MAIA das ganze Konto nach 25 falschen Codes innerhalb von 24 Stunden. Dasselbe gilt für falsche Passwörter. Die Sperre hebt sich nach 48 Stunden automatisch auf. Admins können sie in der App nicht aufheben. Wenn du früher wieder Zugriff brauchst, schreib an support@getmaia.ai.

Gut zu wissen

• Sicherheitsrelevante Änderungen wie neue Nutzer, geänderte Rollen, Einladungslinks oder Freigaben von Sammlungen protokolliert MAIA intern.
• Wie du Dateisammlungen mit einzelnen Personen oder dem ganzen Arbeitsbereich teilst, steht in Sammlungen freigeben.

Bei Fragen erreichst du uns unter support@getmaia.ai.