Workflows

Mit Workflows speicherst du eine Aufgabe, die du immer wieder erledigst, als feste Abfolge von Schritten. Jeder Schritt hat eine eigene Anweisung, eigene Dateien und eigene Einstellungen. MAIA arbeitet die Schritte nacheinander ab und hält die Ergebnisse in einem Chat fest. Am Ende steht das Ergebnis im Chat oder als PDF-, Word- oder Excel-Datei.

Typische Beispiele: einen Vertrag immer nach denselben Kriterien prüfen, aus Angeboten eine Vergleichstabelle bauen oder einen Bericht nach festem Schema erstellen.

Voraussetzungen

• In der Seitenleiste siehst du den Eintrag „Workflows“. Fehlt er, ist die Funktion in deinem Workspace noch nicht freigeschaltet. Wende dich dann an den Admin deines Workspace oder an support@getmaia.ai.
• Dateien kannst du direkt im Workflow hochladen oder aus dem Dateimanager auswählen. Mehr zum Dateimanager in Dokumente hochladen und teilen.

Workflow erstellen

1. Klicke in der Seitenleiste auf „Workflows“. Unter „Meine Workflows“ stehen deine eigenen Workflows, unter „Mit mir geteilt“ die Workflows anderer. Über „Neueste“ und „Am meisten verwendet“ sortierst du die Liste.

   

2. Klicke auf „Neuer Workflow“.

3. Gib dem Workflow über die Stift-Symbole einen Namen und bei Bedarf eine kurze Beschreibung.

4. Unter „Workflow-Anweisungen“ legst du fest, was für alle Schritte gilt, zum Beispiel Ton, Rolle und Regeln. Diese Anweisungen werden jedem Schritt hinzugefügt.

   

5. Schreib unter „Schritte“ die Anweisung für den ersten Schritt. Das Eingabefeld funktioniert wie im Chat: Über „Dateien auswählen“ fügst du Dateien aus dem Dateimanager hinzu, über „+“ > „Dateien hochladen“ lädst du neue hoch.

6. Rechts unter dem Eingabefeld stehen die Antworteinstellungen des Schritts, zum Beispiel „Auto · Standard · Prüfen aus“. Dort legst du wie im Chat den „Aufwand pro Antwort“, „Antworten überprüfen“ und das KI-Modell fest. Ein neuer Schritt startet mit denselben Einstellungen wie ein neuer Chat. Über „+“ schaltest du die „Websuche“ ein, wenn der Schritt Informationen aus dem Internet braucht, und erreichst die „Promptbibliothek“. Mehr dazu in Antworteinstellungen.

   

7. Füge mit „Schritt hinzufügen“ weitere Schritte hinzu. Jeder Schritt bekommt das Ergebnis der vorherigen Schritte mit. Mit den Pfeilen änderst du die Reihenfolge, mit dem Papierkorb löschst du einen Schritt.

8. Wähle unter „Ergebnis“ das Format: „Text im Chat“, „PDF-Datei“, „Word-Datei“ oder „Excel-Tabelle“. Bei einem Dateiformat erstellt nach dem letzten Schritt ein weiterer Schritt die Datei aus der Antwort des letzten Schritts.

   

Deine Änderungen werden automatisch gespeichert. Oben rechts steht dann „Automatisch gespeichert“. Verlässt du den Workflow, bevor alles gespeichert ist, fragt MAIA nach, ob du die Seite wirklich ohne Speichern verlassen willst.

Einen Schritt, den du gerade nicht brauchst, musst du nicht löschen. Schalte ihn über den Schalter „Aktiv“ aus, dann überspringt MAIA ihn beim Ausführen.

Dateien im Workflow

Du kannst Dateien an drei Stellen hinterlegen:

• Am Workflow: Unter „Workflow-Dateien“ hinterlegst du Dateien, die in jedem Schritt und bei jedem Lauf verfügbar sind, zum Beispiel Vorlagen, Richtlinien oder Standards.
• Am Schritt: Unter „Schritt-Dateien“ stehen Dateien, die nur ein bestimmter Schritt braucht.
• Beim Ausführen: die Dateien, die du dieses Mal bearbeiten willst, zum Beispiel den aktuellen Vertrag. So nutzt du denselben Workflow immer wieder mit anderen Dateien.

So fügst du Dateien hinzu:

• Hochladen: über „Hochladen“ bei den Workflow-Dateien oder über „+“ > „Dateien hochladen“ im Schritt.
• Hineinziehen: Zieh Dateien auf den Workflow, auf einen Schritt oder in das Startfenster eines Laufs.
• Einfügen: Füge eine Datei in die Anweisung eines Schritts ein.
• Aus dem Dateimanager: über „Aus dem Dateimanager auswählen“ bzw. „Dateien auswählen“.

Hochgeladene Dateien muss MAIA erst verarbeiten, das kann einige Minuten dauern. Danach gehören sie zum Workflow. MAIA speichert sie im Dateimanager in einer eigenen Sammlung des Workflows, „Workflow: “ (der Name beginnt mit einem Klemmbrett-Symbol). Dateien, die du nur für einen Lauf hochlädst, landen in deiner Sammlung „Chat uploads“.

Workflow ausführen

1. Öffne den Workflow und klicke auf „Workflow ausführen“.

2. Es öffnet sich ein Fenster, in dessen Titel der Name des Workflows steht, gefolgt von „ausführen“. Dort prüfst du, was der Lauf tun wird: Anweisungen, Schritte mit Modell, Ergebnisformat und hinterlegte Dateien. Mit „Anweisung anzeigen“ klappst du die Anweisung eines Schritts auf.

   

3. Füge unter „Dateien für diesen Lauf“ die Dateien hinzu, die dieser Lauf bearbeiten soll: über „Aus dem Dateimanager auswählen“, durch Hochladen oder durch Hineinziehen. Sind hochgeladene Dateien noch nicht verarbeitet, startet der Lauf, sobald sie fertig sind.

4. Klicke auf „Workflow ausführen“. Vorher startet nichts.

5. MAIA öffnet einen Lauf-Chat mit dem Namen des Workflows. Oben zeigt eine Karte den Status („Läuft“, später „Abgeschlossen“) und den Fortschritt der Schritte. Du kannst in der Zwischenzeit woanders weiterarbeiten oder die Seite verlassen, der Lauf läuft weiter. Den Lauf-Chat findest du in deiner Chat-Liste.

   

6. Ist der Lauf fertig, steht das Ergebnis im Chat. Bei einem Dateiformat erscheint unter der Antwort eine Karte mit der Datei. Über das Auge öffnest du eine Vorschau, über den Pfeil lädst du die Datei herunter.

   

Vor dem Start zeigt MAIA an, wie viele Anfragen der Lauf stellt. Sie zählen wie normale Chat-Anfragen.

Der Lauf nutzt deine eigenen Zugriffsrechte auf Dateien. Aufwand pro Antwort, „Antworten überprüfen“, Websuche und Modell legt jeder Schritt selbst fest, deine Chat-Einstellungen gelten im Lauf nicht.

In der Karte im Lauf-Chat findest du:

• „Lauf abbrechen“: stoppt einen laufenden Lauf.
• „Neu starten“: startet den Workflow nach deiner Prüfung noch einmal in einem neuen Chat.
• „Fortsetzen“: setzt einen abgebrochenen oder fehlgeschlagenen Lauf ab dem ersten nicht abgeschlossenen Schritt fort.
• „Laufdetails“: zeigt die einzelnen Schritte.
• „Workflow öffnen“: führt zurück in den Workflow.

Rückfragen im Lauf-Chat

Solange der Lauf wartet oder läuft, ist das Eingabefeld im Lauf-Chat gesperrt. Willst du vorher schreiben, brich den Lauf ab.

Nach dem Lauf kannst du im selben Chat weitere Fragen stellen, etwa „Fass die drei größten Risiken in einer Tabelle zusammen“. MAIA kennt dabei die Ergebnisse aller Schritte und die verwendeten Dateien. Welche Dateien das sind, zeigt die Karte unter „In Folgefragen verfügbare Dateien“.

Im Lauf-Chat ist Inkognito gesperrt.

Workflow teilen

Du kannst einen Workflow mit Personen in deinem Workspace teilen. Klicke dazu oben auf „Teilen“ oder geh im Workflow zum Abschnitt „Zugriff“. Gib die E-Mail-Adresse unter „Personen per E-Mail einladen“ ein, wähle die Berechtigung und klicke auf „Einladen“:

• „Kann ausführen“: Die Person kann den Workflow mit eigenen Dateien ausführen, aber nicht ändern.
• „Kann bearbeiten“: Die Person kann den Workflow auch ändern.

Geteilte Workflows erscheinen bei der anderen Person unter „Mit mir geteilt“.

Mit „Besitz übertragen“ gibst du einen Workflow an ein anderes Mitglied ab. Zur Auswahl stehen die Personen, mit denen du den Workflow geteilt hast. Teile ihn also zuerst mit dem künftigen Besitzer. Du behältst danach die Berechtigung „Kann bearbeiten“. Mit „Workflow löschen“ entfernst du ihn. Die hochgeladenen Dateien bleiben dann im Dateimanager, die Personen, mit denen du den Workflow geteilt hast, verlieren aber den Zugriff darauf.

Gut zu wissen beim Teilen:

• Läufe sind privat. Den Inhalt eines Laufs sieht nur die Person, die ihn gestartet hat. Wer einen geteilten Workflow ausführt, sieht nicht deine Läufe, und du siehst nicht seine.
• Hochgeladene Dateien teilen sich mit. Wer den Workflow geteilt bekommt, erhält auch Zugriff auf die Dateien in der Sammlung des Workflows: mit „Kann ausführen“ zum Lesen, mit „Kann bearbeiten“ zum Ändern. Diesen Zugriff änderst du nur im Teilen-Dialog des Workflows.
• Dateien aus anderen Sammlungen teilen sich nicht mit. Hast du Dateien aus dem Dateimanager ausgewählt, braucht die Person eigenen Zugriff darauf. Der Teilen-Dialog warnt, wenn jemand Dateien des Workflows nicht lesen kann. Lade sie dann in die Workflow-Sammlung hoch oder teile ihre Sammlung im Dateimanager.

Für Admins: Workflows neu zuweisen

Als Admin oder Owner des Workspace siehst du auf der Seite „Workflows“ zusätzlich den Abschnitt „Weitere Workflows in diesem Workspace“. Dort stehen die Workflows anderer Mitglieder, die nicht mit dir geteilt sind, mit Besitzer und Datum der letzten Änderung. Öffnen oder ausführen kannst du sie von hier aus nicht.

So gibst du einen Workflow an ein anderes Mitglied, zum Beispiel wenn der bisherige Besitzer das Team wechselt:

1. Klicke beim Workflow auf „Neu zuweisen“.

2. Wähle unter „Neuer Besitzer“ ein Mitglied aus. Zur Auswahl stehen alle aktiven Mitglieder des Workspace, auch solche, mit denen der Workflow nicht geteilt ist.

   

3. Klicke auf „Übertragen“.

Danach gilt:

• Neuer Besitzer: Er kann den Workflow bearbeiten, teilen und löschen und verwaltet die Sammlung mit den hochgeladenen Dateien des Workflows.
• Bisheriger Besitzer: Er behält die Berechtigung „Kann bearbeiten“. Seine wartenden Läufe starten weiter, fehlgeschlagene Läufe kann er fortsetzen.
• Andere Freigaben: Sie bleiben unverändert.

Entfernst du ein Mitglied aus dem Workspace, gehen seine Workflows automatisch an einen anderen Admin oder den Owner des Workspace über. Seine laufenden und wartenden Workflow-Läufe werden dabei abgebrochen.

Für Admins: Workflow-Läufe

Pro Workspace laufen höchstens 3 Workflows gleichzeitig. Weitere Läufe warten, bis ein Platz frei wird.

Unter „Einstellungen“ > „Workspace“ > „Workflow-Läufe“ sehen Admins, welche Läufe gerade laufen oder warten, und können einen Lauf abbrechen, zum Beispiel wenn er den Workspace blockiert. Den Inhalt der Läufe sehen Admins dabei nicht. Bereits abgeschlossene Schritte bleiben bei der Person, die den Lauf gestartet hat.

Grenzen

Weitere Hinweise:

• Ist die Auswahl-Schaltfläche beim Hinzufügen von Dateien ausgegraut, ist meist die Dateigrenze erreicht. Wähle einzelne Dateien statt einer ganzen Sammlung.
• Bei Ergebnisformat Excel erstellt MAIA die Tabelle aus der Antwort des letzten Schritts. Wie die Tabelle aufgebaut sein soll, kannst du im Ergebnisformat nicht vorgeben. Brauchst du einen bestimmten Aufbau, beschreibe ihn in der Anweisung des letzten Schritts.
• Welches Modell für welche Aufgabe passt, steht in der Modellauswahl. Mehr zur Prüfung der Antworten findest du unter Antworten überprüfen.

Fragen oder Feedback zu Workflows? Schreib uns an support@getmaia.ai.